قبل از اجاره سالن اجتماعات شما باید به چند نکته مهم توجه ویژه داشته باشید.این نکات میتواند شما را در امر کرایه سالن آگاه و روشن سازد تا با درنظر گرفتن تمامی پارمترها بتوانید مکانی مناسب برای برگزاری رویدادهای خود انتخاب و باخیال آسوده میهمانان خود را دعوت نمایید.این موارد شامل آیتم های زیر میشود که بطور مفصل در مورد آن توضیح خواهیم داد.
1_ظرفیت و اندازه سالن
بطور مثال شما قصد برگزای میهمای در پایتخت کشور را دارید.سعی کنید اجاره سالن اجتماعات در تهران باشد.بعداز آن باید بدانید ظرفیت و گنجایش سالن با تعداد میهمانانی که دعوت کرده اید سازگاری دارد یا خیر!البته مدیریت بعضی از سالن های اجتماعات تعداد حداکثری برای گنجایش میهمانان درنظر گرفته اند که شما را در این امر یاری خواهد کرد.
2_تجهیزات کامل بهمراه امکانات
از پرسنل مدیریت بخواهید که سالن اجتماعاتی که اجاره کرده اید،امکانات مورد نیاز شما را که شامل (صندلی ها،تجهیزات صوتی و تصویری،سکوی گروه موزیک،نورپردازی و…)میباشد را تامین کند تا در روز برگزاری مراسم امکانات پذیرایی و تجهیزات در دسترس شما باشد و از آن استفاده کنید.
3_موقعیت مکانی
یکی از مهمترین پارامترهای اجاره سالن اجتماعات،موقعیت مکانی آن مجموعه میباشد و شما باید در انتخابتان به این مورد توجه ویژه داشته باشید.درنظر داشته باشید که سالن اجتماعاتی که اجاره میکنید باید در محدوده محل زندگی شما و یا نزدیک محل زندگی میهمانانتان باشد.
4_محدودیت و هزینه ها
هزینه های اجاره سالن اجتماعات، امریست مهم که میتواند انتخاب شما را تحت الشعاع قرار دهد.برای رزرو سالن اجتماعات حتماً بودجه ای درنظر بگیرید که بر اساس آن بهترین انتخاب را کرده باشد.همچین شما محدودیت زمانی نیز دارید که برای کرایه سالن باید درنظر بگیرید تا تاریخ و روز برگزاری جشن مشخص و براساس آن رزرو شود.
5_قوانین و مقرارت
قبل از اجاره سالن اجتماعات حتماً قوانین و مقرات مجموعه را پرس و جو و یا مطالعه کنید.قوانین مربوط به استفاده از سالن،تغییر تاریخ رزرو،لغو اجاره و همچنین سایر مقرارت دیگر که شما قبل از اجاره سالن باید در مورد آن آگاه باشید.
6_بررسی تنظیم قرارداد
بعد از رزرو سالن اجتماعات قراردادی میان شما و مدیریت مجموعه تنظیم میشود که شما موظف هستید قبل از امضای آن تمامی بندها و تبصره های آن را با دقت بخوانید و سپس برگه قرارداد را امضا کنید.این مورد را حتماً جدی بگیرید زیرا بعضی از افرا سودجو بندهایی در قرارداد تنظیم میکنند که در صورت عدم آگاهی شما میتوانند از آن بند بر علیه شما استفاده کنند.
7_حق بیمه
بیمه کردن مراسم شما یکی از وظایف تیم مدیریتی مجموعه میباشد که شما در این مورد باید آگاهی داشته باشید.درکشور ما اکثر سالن های اجتماعات هیچ نوع بیمه ای را برای مراسم شما درنظر نمیگیرد ولی شما در انتخاب سالن خود سعی کنید مجموعه ای را رزرو کنید که بیمه مراسم شما را برعهده بگیرد.
